Cum pot fi optimizate costurile si beneficiile unui audit financiar

6 Aprilie 2011

TAX AUDIT SOLUTIONS S.R.L.

Fiind relativ ceva nou in Romania, multe entitati inca nu stiu cum sa foloseasca rezultatele unui audit financiar si in acelasi timp cum sa optimizeze costul unui astfel de serviciu.

 

Ce beneficii ofera un audit financiar ?

Singurul scop al auditului nu este doar pregatirea unui raport pentru societatile care au obligatia legala sa isi auditeze situatiile financiare anuale locale care sa fie depus la autoritatile competente. Scopul unui audit este in primul rand acela de a ajuta in mod substantial dezvoltarea operatiunilor societatii auditate permitand:

• Accesarea mai usoara a creditelor bancare prin cresterea rating-ului de credit al societatii auditate.
• Cresterea valorii societatii sau a afacerii  respective in cazul in care  decizia sa de vanzare a fost luata, prin cresterea gradului de confort oferit catre potentialii cumparatorii cu privire la riscurile pe care si le asuma. O societate auditata periodic creste increderea potentialilor investitori in informatiile puse la dispozitie despre entitatea subiect de vanzare.
• Informarea conducerii si a actionarilor/asociatilor societatii indiferent daca au sau nu functii de executie, despre situatia curenta a societatii auditate din punct de vedere contabil, fiscal si al controlului intern.
• Evaluarea sistemelor contabile si de control intern ale societatii. Un audit furnizeaza informatii in legatura cu modul in care aceste sisteme pot asigura detectarea prompta a erorilor si a fraudelor, permitand gasirea celor mai adecvate masuri de imbunatarire a eventualelor slabiciuni ale acestor sisteme

 

Ce costuri presupune un audit financiar ?

Pe langa costul propriu-zis cu serviciul respectiv, care este strans legat de timpul de lucru si de complexitatea auditului, costurile suplimentare cu un audit financiar sunt legate si de timpul si efortul depus de angajatii entitatii auditate, in principal de departamentul economic-contabil, pentru punerea la dispozitie a informatiilor si documentelor solicitate de auditor. In multe din cazuri pregatirea acestora este dificila si solicita timp si efort din partea angajatilor entitatii.

 

Cum pot fi optimizate costurile si maximizate beneficiile unui audit financiar ?

Enumeram mai jos cateva recomandari pentru entitatile auditate care credem ca le pot ajuta in optimizarea costurilor aferente unui audit financiar si in utilizarea cat mai eficienta a rezultatelor unui astfel de audit.

In practica multe entitati nu solicita date si informatii concrete de la proprii auditori despre deficientele constatate, multumindu-se doar cu primirea raportului de audit. In astfel de cazuri se iroseste o importanta ocazie pe care conducerea si actionarii entitatii auditate o au de a putea intradevar utiliza la maxim rezultatele unui audit si nu doar de a bifa indeplinirea unei simple obligatii legale.

Astfel recomandarea noastra este ca atat pe parcursul desfasurarii auditului cat si dupa finalizarea raportului de audit, conducerea entitatilor auditate sa adreseze cel putin urmatoarele intrebari catre auditori:

• Sistemele de control intern ale societatii functioneaza corespunzator asigurand posibilitatea detectarii si corectarii la timp a erorilor si a fraudelor ? Cum poate fi imbunatatita/optimizata functionarea acestora ?

Nu pot fi decat benefice pentru entitatea auditata intrebari legate de opinia  concreta a auditorului cu privire la modul in care au fost proiectate procedurile de desfasurare a operatiunilor de vanzare, aprovizionare, plati, gestiunea stocurilor si a imobilizarilor, etc. cat si in legatura cu fluxul documentelor. 

• Ce actiuni sunt necesare a fi efectuate de entitatea auditata pentru a imbunatati eventualele deficiente constatate ? Deficientele constatate sunt majore pentru desfasurarea in bune conditii a activitatii entitatii?
• Ce riscuri majore cu privire la activitatea operationala a entitatii au fost sesizate de catre auditor? Sunt pertinente aceste riscuri? Care ar fi implicatiile unor asemenea riscuri pentru viitorul entitatii? 
• Care sunt riscurile fiscale sesizate si daca sunt semnificative? 
• Cum functioneaza sistemul informational al entitatii ?

In plus pe timpul desfasurarii unui audit, entitatea are posibilitatea consultarii auditorului cu privire la modul de aplicare a diverselor cerinte contabile si fiscale.

REDUCEREA COSTURILOR unor astfel de servicii presupune parcurgerea cel putin a urmatoarelor etape de catre entitatea auditata:

1. Contractarea din timp a serviciilor de audit

Data fiind obligatia entitatilor de a depune situatiile financiare anuale la organele competenete impreuna cu raportul de audit, contractarea din timp a acestor servicii, va permite atat auditorului cat si entitatii auditate sa agreeze de comun acord un plan de lucru pentru auditul anului respectiv menit in primul rand sa asigure desfasurarea eficienta a auditului pentru ambele parti. Perioada indicata pentru contractarea auditului pentru anul curent este de regula in prima jumatate a anului respectiv.

Setarea si agreerea acestui plan, va permite entitatii auditate:

• Sa inteleaga din timp solicitarile auditorilor din punct de vedere al informatiilor si documentelor necesare pregatirii auditului
• Sa agreeze corespunzator calendarul de lucru cu auditorul entitatii in functie de datele la care raportul de audit va trebui completat
• Sa evalueze din timp daca exista dificultati in pregatirea informatiilor si daca in calendarul agreat nu sunt situatii in care data auditului se suprapune cu alte cerinte de raportare sau activitati importante desfasurate de entitatea auditata

Pentru auditor agreerea acestui plan de lucru ii va permite sa optimizeze modul de desfasurare al auditului propriu-zis, prin:

• Planificarea efectuarii unei importante parti din procedurile de audit in cursul anului, eliberand astfel perioada de timp aferenta procedurilor de audit legate de inchiderea si auditarea situatiilor financiare anuale
• Existenta a mai multor alternative corespunzatoare pentru stabilirea strategiei de audit, care sa permita atingerea obiectivelor auditului cu un optim de resurse si efort depuse

2. Comunicarea eficienta intre auditor si entitatea auditata

O buna comunicare intre auditor si angajatii entitatii auditate vor asigura desfasurarea eficienta a unui audit, cu impact semnificativ asupra resurselor si eforturilor depuse de ambele parti.

Un lucru important legat de acest aspect este solicitarea din timp de catre auditor a informatiilor si documentelor necesare a fi pregatite de entitatea auditata. De regula aceste informatii trebuiesc trimise imediat ce a fost agreat planul de lucru pentru auditul din anul respectiv.

In acest sens este recomandat ca angajatii entitatii auditate sa  adreseze din timp intrebari catre auditor, in legatura cu orice neclaritati si confuzii legate de modul si calendarul de lucru agreat, cu privire la informatiile si documentele solicitate, cum trebuiesc pregatite aceste informatii, etc. precum si in legatura cu orice alte aspecte legate de procedurile de lucru. Auditorul va trebui sa raspunda in timp util la aceste solicitari, prin clarificarile aduse contribuind astfel la reducerea timpului de lucru si al eforturilor entitatii auditate.

De asemenea auditorul trebuie sa informeze in mod regulat conducerea entitatii cu privire la modul in care evolueaza auditul, aspectele sesizate si a dificultatile intampinate pana in acel moment care ar putea influenta data finalizarii auditului.

Informarea de catre auditor pe timpul evolutiei auditului a ajustarilor de audit si a tutuor deficientelor constatate va ajuta la coordonarea eforturilor comune depuse de auditor si de entitate pentru finalizarea corespunzatoare a auditului.

3. Contractarea auditului pentru cel putin 2 exercitii financiare

Auditarea pentru al 2lea an consecutiv a situatiilor financiare are marele avantaj pentru auditor ca este deja familizarizat cu entitatea respectiva putand astfel optimiza modul de desfasurare al auditului. De asemenea auditorul are posibilitatea sa valideze modul in care entitatea a implementat recomandarile facute pentru rezolvarea deficientelor sesizate de natura contabila, fiscala si de control intern. Pe aceasta baza,faptul ca entitatea este deja cunoscuta de auditor si validarea faptului ca au fost aplicate recomandarile auditorului de catre aceasta, va duce la reducerea riscului de audit si implicit va ajuta si la reducerea muncii de audit.

Pentru entitatea auditata avantajele unei contractari pe o perioada mai mare de timp a auditului sunt de asemenea multiple. Incepand de la faptul ca se cunosc mult mai bine cerintele/solicitarile auditorului pentru desfasurarea auditului cat si a faptului ca dupa finalizarea auditului in primul an, entitatea poate discuta si conta pe sprijinul auditorului in ceea ce priveste recomandarile facute cu privire la eliminarea deficientelor constatate.

1

2

The tricky lag LUCIAN CROITORU Adviser to the Governor - BANCA NAŢIONALĂ A ROMÂNIEI Lucian Croitoru, Adviser on monetary policy issues to the National Bank of Romania Governor, talks about the NBR’s next moves and explains why the decrease ofthe policy rate hasn’t been reflected into lower interest rates on bank loans. mai mult... The turnaround CRISTIAN SPORIS Secretar de Stat - MINISTERUL ECONOMIEI ŞI FINANŢELOR Cristian Sporis, Secretary of State at the Ministry of Public Finance, in charge with the national treasury and public debt, explains how the state managed to borrow money at the lowest costs in the last seven years and how it turned from a clear market taker into a player with a strong position on the market. mai mult...