Studiul National de Business Process Redesign (BPR)
 |
28 Februarie 2011 |
 |
ENSIGHT MANAGEMENT CONSULTING S.R.L. |
Adresa
Strada Uranus, Nr. 150
Cladirea The Ark
050826 Bucuresti, Sector 5
Telefon
+40-31-405.54.68
Fax
+40-31-405.54.67
Website
www.ensight.ro
Introducere
Obiectivele studiului
La inceputul anului 2008 economia romaneasca era privita de multi drept o locomotiva care va duce toate companiile in tara "unde curge lapte si miere". In toamna aceluiasi an, Ensight Management Consulting lansa raportul aferent primului studiu din Romania legat de optimizarea proceselor de afaceri.
Putini au privit cu atentie la semnalele de alarma pe care le transmiteam in cadrul raportului din 2008. Mentionam atunci ca majoritatea cresterilor erau obtinute in mare parte datorita evolutiei asemanatoare unui balon de sapun a economiei romanesti si nu erau sustinute de o organizare temeinica a proceselor de afaceri.
Au trecut doi ani si euforia multor manageri s-a transformat in riduri si nopti nedormite din cauza crizei. Unele din concluziile si sfaturile noastre din 2008 sunt acum mai pertinente ca niciodata: transformati/reorganizati compania si procesele sale pentru a creste eficienta si a reduce costurile.
Studiul national de BPR (business process redesign) din 2010 continua traditia lansata de Ensight acum doi ani de a sustine companiile romanesti in cresterea performantei lor prin optimizarea proceselor de afaceri.
Posibilitatea de a face comparatia intre proiectele BPR inainte de criza si in perioada crizei este un avantaj considerabil deoarece permite o mai buna intelegere a factorilor de succes pentru astfel de initiative.
Pentru a scoate in evidenta cele mai bune practici privind organizarea unor proiecte de BPR raportul prezent include si o analiza comparativa intre companiile care au obtinut un succes important si cele care au inregistrat un succes modest.
De altfel ne bucura faptul ca 100% din participantii la acest studiu care au lansat proiecte de BPR au avut succes. Ponderea masiva a respondentilor din randul managementului si a celor implicati direct in proiectele de BPR ne permite sa avem un grad ridicat de incredere in rezultatele acestui studiu. Gradul de atingere a beneficiilor va depinde acum de rigurozitatea cu care se vor implimenta recomandarile din acest raport.
Supravietuirea companiilor romanesti depinde doar de modul in care acestea vor fi capabile sa se ajute. Noi putem oferi "colacul de salvare", dar decizia de a actiona ramane la latitudinea managementului.
Ensight Management Consulting doreste sa va ajute in initiativele de TRANSFORMARE a afacerii dvs. pentru a creste eficienta operationala, gradul de control si vizibilitate asupra performantei companiei.
Rezultatele principale ale acestui studiu
Aceasta editie a studiului de BPR inglobeaza experienta a peste 40 de companii din Romania reprezentand cu precadere industriile retail si distributie, telecomunicatii, serviciile financiare si alte servicii profesionale. Majoritatea companiilor participante sunt medii sau mari, iar cea mai mare parte din respondenti au functii de management.
Rezultatele studiului au un grad ridicat de incredere atat datorita participarii masive a managementului, cat si a celor aprox. 80% din respondenti care au fost implicati nemijlocit in proiectele de BPR.
Toti respondentii au raportat proiecte de succes, dintre care 60% au inregistrat un succes important (au avut rezultate foarte bune la nivel de companie sau au utilizat rezultatele obtinute pe termen scurt pentru a lansa multiple initiative de optimizare).
Similar studiului din 2008, nivelul asteptat al beneficiilor este mai mare decat cel realizat efectiv. Conditiile economice nefavorabile au pozitionat cresterea rezultatelor financiare drept cel mai asteptat beneficiu.Acelasi obiectiv inregistreazainsa cel mai modest nivel de realizare, cea mai probabila cauza fiind contractarea pietei.
In topul beneficiilor atinse in 2010 sunt pozitionate cele care se refera la eficienta operationala: reducerea costurilor, orientarea companiei pe procese, scaderea duratei proceselor, cresterea productivitatii etc.
Nivelul global al beneficiilor obtinute de proiectele cu succes important este cu 30% mai mare comparativ cu proiectele celorlalti respondenti.
De altfel, beneficiile obtinute reflecta obiectivele principale ale proiectelor de BPR, care se rezuma la mai multa eficienta operationala, mai mult control si vizibilitate asupra activitatii companiei. Numarul proiectelor de BPR care vizeaza procesele de management al relatiei cu clientii estein descrestere, dar in continuare semnificativ.
Concluzia generalaeste ca managementul a devenit mai interesat sa analizeze cum se creeaza valoarea adaugatain companie. In loc sa perceapa procesele de business ca o cutie neagrain care intra resurse si din care rezulta venituri, managementul incearca sa urmeze logica: "intelege - masoara - optimizeaza/transforma - automatizeaza".
Criza economica se pare ca a avut si alte efecte benefice asupra managementului din companiile romanesti. Directorii sunt mai atenti la modul in care analizeaza impactul unor proiecte si incearca mai des sa cuantifice succesul proiectelor. S-a dublat ponderea celor care masoara impactul proiectelor de BPR prin prisma nivelului de reducere a costurilor (73%) si a ratei interne de rentabilitate (23%), iar ponderea celor care masoara returul pe investitie a crescut cu mai mult de 1/3 (41%).
In acelasi timp, managementul este mai realist in ceea ce priveste recuperarea investitiilor. In loc de a astepta atingerea profitabilitatii intr-un an (alegerea cea mai frecventain 2008), 60% din respondentii la studiul curent preconizeaza un ROI pozitiv in 2-3 ani.
Mediul relaxat in perioada dinainte de 2008, cand un proiect putea sa obtina rezultate medii fara prea mult efort, a fost inlocuit de criza economica care a taxat dur orice greseala. Efectul acestei schimbari asupra proiectelor de BPR a fost polarizarea rezultatelor in "alb sau negru" – mai multi factori de succes avand fie un efect pozitiv semnificativ, fie neajutand deloc.
Analiza factorilor care pot influenta gradul de succes al unui proiect de BPR ne permite sa tragem urmatoarele concluzii:
- Factorii cu impact maxim care pot fi asigurati cel mai usor sunt: setarea unor obiective clare, echipa competentasi cunoasterea buna a proceselor;
- Factorii care impiedica cel mai mult derularea cu succes a proiectului sunt: structura organizatorica, sistemele de management si IT existente.
Rezistenta la schimbare, lipsa resurselor si a competentelor in companie, managementul de proiect ineficient si implicarea redusa a managementului sunt, in opinia respondentilor, cele mai mari dificultati intampinate la nivel de proiect. Acestea de fapt reconfirma importanta factorilor de succes prezentati mai sus.
Proiectele care au inregistrat un succes important au fost organizate in companiile care evita o abordare "hei-rup"-istasi acorda o atentie sporitaimbunatatirii relatiei cu clientii, ameliorarii continue si corelarii proiectelor cu strategia companiei. Toate aceste caracteristici pot fi asociate unui stil de management profesionist, acesta regasindu-se printre factorii critici de succes in proiectele de BPR.
Comparatia cu rezultatele studiului din 2008 indica cresterea importantei managementului schimbarii si a implicarii consultantilor externi pentru succesul proiectelor de BPR. Respondentii considera ca acesti factori au un impact critic sau semnificativ in proportie de 60% pentru managementul schimbarii si 80% pentru consultantii externi. Daca analizam doar proiectele care au inregistrat un succes important aceste procente cresc la 75% si respectiv 100%.
In general, respondentii indica o lipsa acuta a competentelor de management al proiectelor in randul resurselor interne, iar mai mult de 50% din companii nu au luat nicio masurasi nici nu intentioneazasa ia masuri pentru dezvoltarea unor competente interne de BPR.
Aceasta lipsa de competente este suplinita prin utilizarea consultantilor externi. Comparativ cu studiul din 2008 observam o crestere a utilizarii consultantilor in rol de facilitator al comunicarii, manager de proiect si resursa aditionala, dar rolul lor primordial ramane cel de expert metodologic sau functional.
Din punctul de vedere al respondentilor cele mai importante avantaje ale utilizarii consultantilor externi sunt experienta in proiecte similare, obiectivitatea si calitatea serviciilor, iar cea mai citata dificultate a fost insuficienta efortului contractat comparativ cu necesitatile proiectului.
De altfel, din datele culese rezulta ca o pondere ridicata a efortului alocat consultantilor creste impactul pozitiv al acestora asupra proiectului. Proiectele in care consultantii au avut un impact critic asupra gradului de succes al proiectului au alocat consultantilor in medie ~40% din efortul total de proiect, iar proiectele unde consultantii au avut doar un impact pozitiv partial au beneficiat in medie doar de ~10% din efortul total. Un alt rezultat interesant este ca primul grup a inclus doar proiecte care au avut un succes important, iar al doilea a inclus doar proiecte cu succes modest.
Companiile care nu au lansat proiecte de BPR, dar au raspuns la studiul nostru au declarat in proportie de 80% ca nu au resurse suficiente sau nu au luat in calcul aceasta optiune. O caracteristica comunaa acestor companii este atentia sporita fata de client, care inregistreaza un nivel similar celui din companiile care au avut proiecte cu succes important. Este posibil ca tocmai aceasta calitate sa fi motivat companiile respective sa participe la acest studiu.
Daca ar fi sa lanseze un astfel de proiect, majoritatea respondentilor ar prefera sa se limiteze la modificari minore sau medii ale proceselor de afaceri (probabil din lipsa resurselor). In rest, abordarea ar fi similara cu cea observata la respondentii care au in derulare proiecte de BPR.
Concluzia analizei respondentilor fara proiecte de BPR este ca acest concept este perceput de management ca fiind mai interesant decat in 2008, dar inca putin cunoscut.
Speram ca studiul nostru va ajuta aceste companii si ceilalti doritori sa organizeze eficient proiectele viitoare si sa devina noii promotori in materie de BPR. Experienta companiilor care au lansat deja proiecte de BPR este mai mult decat incurajatoare si a demonstrat ca astfel de proiecte aduc beneficii importante.
